Office Manager

OSON DIFC LIMITED

Negotiable

Dubai, UAE

Full Time

1-2 Years

Any

Bachelors Degree

Posted a day ago

Job Details

What You Will Do
• Organize the daily operations of the office and maintain a comfortable working environment.
• Manage document flow: preparation, registration, systematization, and archiving of administrative documents.
• Ensure uninterrupted office operations, including the timely provision of all necessary material and technical resources.
• Oversee office administrative and facility-related matters, maintain order, and resolve arising issues in a timely manner.
• Organize workstations for new employees and support their onboarding process.
• Organize internal meetings, negotiations, candidate interviews, and partner visits.
• Arrange business trips, including booking flights, hotels, and transfers when necessary.
• Perform administrative and operational tasks assigned by the Founder & CEO.
• Prepare information, presentations, reports, spreadsheets, and other materials upon request.
• Coordinate interaction with local services, vendors, and partners in Dubai.
• Maintain trackers, checklists, and monitor task execution.
• Post vacancies on relevant platforms, conduct initial candidate sourcing, and communicate with candidates.
• Conduct initial resume screening and phone interviews, organize interview stages with hiring managers.
• Maintain an up-to-date candidate database.
• Participate in the onboarding and adaptation of new employees, prepare the necessary documentation, and coordinate organizational matters.
• Perform one-time tasks beyond standard responsibilities depending on current business needs.
Who we are looking for
Required:
• 1–3 years of experience as an Office Manager, Administrative Assistant, Executive Assistant, Recruiter, or in a similar position.
• Practical experience in office administrative support.
• Basic understanding of recruitment processes and HR support for employees.
• Experience working with contractors and external vendors.
• Confident proficiency in Microsoft Office and Google Workspace.
• Ability to work with spreadsheets, calendars, and task management systems.
• English — Intermediate (B1/B2) or higher.
• Russian — fluent.
Personal Qualities:
• Reliability: takes responsibility for tasks and sees them through to completion without reminders.
• Independence: works independently on-site and is able to resolve issues without daily step-by-step supervision.
• Proactivity: identifies what needs to be done without waiting to be asked.
• Ability to switch quickly between office-related tasks and assignments from the Founder.
Will Be an Advantage:
• Experience working in an international company or startup.
• Experience building processes from scratch.
• Recruitment experience in IT, FinTech, or Digital companies.
• Knowledge of UAE labor legislation or experience working with Dubai government services.
Work format: Office-based, 5/2
Location: Dubai, Jumeirah Lake Towers

Что нужно делать
• Организация ежедневной работы офиса и поддержание комфортной рабочей среды.
• Документооборот: оформление, учет, систематизация и архивирование административных документов.
• Обеспечение бесперебойного жизнедеятельности офиса, включая организацию своевременного снабжения необходимыми материально-техническими ресурсами.
• Контроль бытовых и административных вопросов офиса, поддержание порядка и своевременное решение возникающих задач.
• Организация рабочих мест для новых сотрудников и сопровождение их выхода в компанию.
• Организация внутренних встреч, переговоров, интервью с кандидатами и визитов партнеров.
• Организация командировок, бронирование билетов, гостиниц и трансферов при необходимости.
• Выполнение административных и операционных поручений Founder & CEO.
• Подготовка информации, презентаций, отчетов, таблиц и других материалов по запросу.
• Координация взаимодействия с локальными сервисами, поставщиками и партнерами в Дубае.
• Ведение трекеров, чек-листов и контроль исполнения задач.
• Размещение вакансий на профильных площадках, первичный поиск и коммуникация с кандидатами.
• Проведение первичного скрининга резюме и телефонных интервью, организация этапов собеседований с руководителями.
• Поддержание актуальной базы кандидатов
• Участие в онбординге и адаптации новых сотрудников, подготовка необходимых документов и координация организационных вопросов.
• Выполнение разовых задач, выходящих за рамки стандартных обязанностей, в зависимости от текущих потребностей бизнеса.

Что мы ожидаем от вас
Обязательно:
• Опыт работы от 1 до 3 лет в роли Office Manager, Administrative Assistant, Executive Assistant, Recruiter или на аналогичной позиции.
• Практический опыт административной поддержки офиса.
• Базовое понимание процессов рекрутинга и HR-сопровождения сотрудников.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками и внешними поставщиками.
• Владение Microsoft Office и Google Workspace на уверенном уровне.
• Умение работать с таблицами, календарями и системами учета задач.
• Английский язык — Intermediate (B1/B2) и выше.
• Русский язык — свободное владение.
Личные качества:
•Надёжность: если взял задачу — доводит до конца без напоминаний.
•Самостоятельность: на месте одна, важно уметь решать вопросы без ежедневного пошагового контроля.
•Проактивность: замечает, что нужно сделать, не дожидаясь просьбы.
•Способность быстро переключаться между бытовой задачей и рабочим поручением Founder.
Будет преимуществом:
• Опыт работы в международной компании или стартапе.
• Опыт организации процессов с нуля.
• Опыт рекрутинга в IT, FinTech или Digital-компаниях.
• Знание трудового законодательства ОАЭ или опыт взаимодействия с государственными сервисами Дубая.

Language

English

Nationality

Any

Company Size

1-10